Prozess
Lastschrifteinzug für Lexware-Office-Rechnungen organisieren
Wie der wiederkehrende SEPA-Lastschrifteinzug im Alltag abläuft, wenn Ihre Rechnungen aus Lexware Office stammen.
Vom Rechnungsversand bis zum Einzug
In vielen Unternehmen wiederholt sich derselbe Ablauf: Eine Rechnung wird in Lexware Office erstellt, der Kunde soll per SEPA-Lastschrift zahlen, und jemand muss dafür sorgen, dass der Einzug tatsächlich stattfindet. Ohne eine Verbindung zwischen Rechnungswesen und Zahlungsabwicklung bedeutet das häufig manuelle Zwischenschritte, etwa das Zusammensuchen offener Beträge oder das erneute Erfassen von Kundendaten in einem Zahlungssystem.
SmartEinzug übernimmt diesen Abgleich. Die Anwendung synchronisiert die für den Einzug relevanten Rechnungen aus Lexware Office und führt sie mit den in SmartEinzug hinterlegten und bei Stripe registrierten Bankverbindungen Ihrer Kunden zusammen.
Synchronisation im Hintergrund
Die Synchronisation zwischen Lexware Office und SmartEinzug läuft serverseitig im Hintergrund, in der Regel mehrmals täglich. Sie müssen die Anwendung dafür nicht dauerhaft geöffnet lassen. Beim nächsten Aufruf sehen Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnungen, Kunden und Einzüge.
Dabei wird nicht bei jedem Lauf der gesamte Rechnungsbestand erneut verarbeitet. Änderungen werden inkrementell erfasst, bereits abgeschlossene Vorgänge bleiben unangetastet.
Vorabankündigung und Terminierung steuern
Sie legen je Firma fest, ob Ihre Kunden vor einem terminierten Einzug eine Vorabankündigung per E-Mail erhalten und mit welcher Frist (1 bis 30 Tage), und ob Einzüge nur mit erfasster Unterschrift auf dem Mandat möglich sind. Einzüge terminieren Sie je Rechnung oder gesammelt auf einen Werktag; der Verwendungszweck enthält automatisch Firmenname, Rechnungs- und Kundennummer.
Status und Rücklastschriften nachverfolgen
Nach dem Start eines Einzugs meldet Stripe den weiteren Verlauf zurück an SmartEinzug. Erfolgreiche Einzüge, Fehler und Rücklastschriften werden automatisch im Einzugsstatus abgebildet, sodass Sie den Überblick behalten, ohne einzelne Vorgänge manuell nachzuverfolgen. Details zu den zugrunde liegenden Rechnungen finden Sie auf der Seite Offene Rechnungen aus Lexware Office.
Wie die eigentliche Zahlungsverarbeitung über Stripe organisiert ist, beschreibt die Seite Lexware Office mit Stripe verbinden.
Wiederkehrenden Einzug einrichten
Terminieren Sie Einzüge je Rechnung oder gesammelt auf einen Werktag; die Einreichung am Termin und die Statusrückmeldung übernimmt SmartEinzug im Hintergrund.